9001:2008: indispensabili controlli sulle attività in outsourcing
Gesta Papers n. 36 del 3 Agosto 2010
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9001:2008: indispensabili controlli sulle attività in outsourcing
di Irene Semplici
La nuova versione 2008 della Norma ISO 9001 mette in evidenza con maggiore enfasi, rispetto all’edizione precedente, l’importanza del controllo e monitoraggio delle attività in outsourcing che influiscono sui requisiti finali del prodotto/servizio fornito e sulla qualità percepita dal cliente.
E’ infatti da intendersi obbligatorio gestire l’outsourcing in maniera pianificata per tutti quei processi che hanno influenza sui requisiti finali del prodotto / servizio, comprendendo anche quelli più tipicamente gestionali di controllo, analisi e miglioramento.
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La Norma ISO 9001:2008 con il termine “outsourcing” identifica la situazione nella quale uno o più processi necessari all’erogazione di un determinato servizio, e rientranti nel sistema di gestione per la qualità aziendale, sono affidati ad un’organizzazione esterna che provvede alla loro realizzazione. In quest’ottica possono essere considerate attività esternalizzate anche i processi di controllo di gestione, di analisi, di misurazione e di miglioramento se affidate ad una terza parte.
La Norma ribadisce, quindi, come sia obbligatorio gestire in maniera pianificata le attività in outsourcing che impattano sui requisiti dei prodotti e servizi, anche se riguardano processi di tipo gestionale, e che bisogna esercitare un controllo adeguato sull’organizzazione a cui si affidano le attività, esattamente come se l’attività fosse realizzata internamente.
Dal punto di vista pratico la Norma ISO 9001:2008 guida le aziende verso un processo di outsourcing pianificato, verificato e monitorato attraverso le seguenti fasi:
- identificazione dei processi in outsourcing;
- valutazione dell’impatto delle singole attività in outsourcing sulla conformità del prodotto/servizio erogato; la valutazione dovrebbe essere eseguita in base ad uno o più criteri a seconda della tipologia di attività, ma sempre in riferimento a metodologie documentate in specifiche procedure per evitare che il giudizio sui processi in outsourcing sia fortemente influenzato dalle conoscenze, spesso parziali, che l’azienda ha sulle attività esternalizzate;
- pianificazione degli interventi di controllo; ad ogni classificazione dei processi in outsourcing, in funzione della valutazione della loro importanza rispetto alla qualità erogata, corrispondono precise attività di controllo per garantire il rispetto di tutti i requisiti.
È evidente che, poiché la responsabilità della qualità del servizio erogato / prodotto fornito (come capacità di soddisfacimento di requisiti del Cliente e cogenti) appartiene comunque al committente, l’azienda medesima deve assicurare che i processi affidati in outsourcing siano tendenzialmente soggetti allo stesso grado di controllo applicabile ai propri processi interni per assicurarne la conformità ai requisiti della Norma UNI EN ISO 9001.
Assicurare di tenere sotto controllo i processi affidati all’esterno, infatti, non solleva l’organizzazione dalla responsabilità della conformità a tutti i requisiti, sia del cliente sia cogenti.
In conclusione ciò comporta:
- una gestione pianificata dei processi in outsourcing (cosa che diviene, pertanto, un obbligo per tutti quei processi che influiscono sui requisiti finali del prodotto e sulla qualità percepita dal cliente);
- La conduzione di audit di seconda parte (ovvero quelle condotte presso i fornitori di beni, lavorazioni e servizi) quando al bene, servizio o prodotto non possano essere applicati i controlli in ingresso previsti dal processo di approvvigionamento;
- l’associazione ad ogni processo, quando possibile, di un indicatore di performance.
Gesta Sas di Renato Goretta & C. è a disposizione per ogni chiarimento in merito.
Gesta ha il piacere di annunciare a tutti i clienti Sicurezza (e non) che sabato 31 Luglio alle ore 19:23 Norma ha dato alla luce la piccola Greta! Mamma e bimba stanno benissimo.
Greta Domenica 1 Agosto ore 14:15
Pubblicata la nuova UNI EN ISO 9004:2009: la gestione della Qualità come base per un successo sostenibile
Gesta Papers n. 23 del 15 Dicembre 2009
Pubblicata la nuova UNI EN ISO 9004:2009: la gestione della Qualità come base per un successo sostenibile
di Irene Semplici
Oggi la vera sfida per un’azienda non è solo raggiungere il successo, ma mantenerlo nel tempo. Crisi economica e globalizzazione sono due macro esempi di come una posizione di successo possa modificarsi a causa di cambiamenti nel mercato o nell’ambiente in cui si opera. Un aiuto concreto può però venirci dalla ISO 9004: una norma per interagire in modo sempre più efficiente con il contesto economico-produttivo, per identificare le aspettative di tutte le parti interessate (clienti, proprietà, dipendenti, autorità, fornitori, sindacati…), per raggiungere e mantenere i risultati desiderati fornendo una risposta equilibrata a tali aspettative. La nuova ISO 9004 mette a disposizione del management uno strumento di consapevolezza, di diagnosi del proprio livello di successo (tramite alcune metodologie di autovalutazione) e di guida nelle aree di miglioramento.
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Il 2 novembre 2009 è stata pubblicata la norma ISO 9004:2009 “Managing for the sustained success o fan organization – A quality management approach” (Gestire il successo sostenibile di un’organizzazione – Un approccio di gestione della qualità) che sostituisce e rinnova completamente la precedente versione ISO 9004:2000.
La nuova edizione della ISO 9004 costituisce una linea guida per conseguire più che il miglioramento delle prestazioni il successo sostenibile, considerato ormai l’aspetto centrale per la nostra vita economica e sociale.
L’ISO 9004, infatti, dovrà essere lo strumento in grado di spingere gli imprenditori ad uscire dalla logica della soglia minima, quasi fosse la ricetta universale, per guardare ai percorsi, per accelerare il passo lungo il viaggio del miglioramento.
L’edizione del 2000 vide la 9001 e la 9004 come coppia coerente con la stessa struttura e con un indice confrontabile. La ISO 9001 era la norma a fronte della quale era possibile certificarsi mentre la ISO 9004 andava oltre tali requisiti permettendo di analizzare l’efficacia e l’efficienza del proprio sistema di gestione per la Qualità e individuare le aree di miglioramento.
La ISO 9004 edizione 2000 rappresentava una guida per le organizzazioni che, andando oltre i requisiti della ISO 9001:2000, intendessero prendere in esame l’efficacia e l’efficienza del proprio sistema di gestione per la qualità e le potenzialità per il miglioramento delle proprie prestazioni e sviluppava in tale direzione ciascuno dei contenuti della ISO 9001:2000.
Al fine di ovviare tutto questo e dare la giusta rilevanza ad entrambe le norme, queste non rappresentano più una coppia coerente ma la ISO 9004:2009 ha struttura e finalità diverse.
La nuova ISO 9004 non risponde solo alla necessità di un riallineamento con il mutato scenario economico-sociale per stare al passo con i tempi ma, attraverso una lettura prospettica del rapporto organizzazione-contesto, costituisce una guida, comprensibile e facile da applicare, per la gestione strategica e operativa delle organizzazioni che desiderano conseguire il successo e mantenerlo nel lungo periodo.
La nuova norma suggerisce che per raggiungere il successo un’azienda deve necessariamente applicare in modo intelligente gli otto principi della qualità attraverso una gestione dei processi che permetta di:
- analizzare e monitorare in maniera costante l’ambiente esterno
- definire le aspettative e le necessità delle parti interessate
- stabilire e seguire una strategia in linea con le aspettative delle parti interessate
- definire, implementare e comunicare chiaramente la propria strategia e le politiche scelte per raggiungere i propri obiettivi.
- identificare, fornire e gestire le risorse interne ed esterne per il raggiungimento degli obiettivi fissati
- fornire prodotti che costantemente soddisfino le aspettative di tutte le parti interessate
- misurare, monitorare e riesaminare costantemente le performance dell’organizzazione
- integrare tutti i sistemi di gestione adottati dall’organizzazione
- adattare l’organizzazione modificando i propri processi in relazione alle mutazioni del mercato,
enfatizzando in particolare:
a) la prospettiva etico-sociale
b) la mission e vision dell’organizzazione
c) l’adattività e la flessibilità, intese come capacità dell’organizzazione di modificare, anche in modo sostanziale, se stessa e i propri prodotti e processi, in risposta alle mutevoli condizioni di rischio/opportunità
d) il knowledge management
e) il risk management
f) la capacità di trasformare le strategie in azioni concrete e correlare i risultati agli obiettivi.
La nuova ISO 9004 è quindi una vera e propria guida che consente prima di tutto di effettuare un’autovalutazione dell’organizzazione, dando così la consapevolezza dell’attuale livello di successo e delle potenziali aree di miglioramento, successivamente, interagendo con il proprio contesto sia sociale che economico e con tutte le parti interessate (clienti, proprietà, dipendenti, autorità, fornitori, sindacati…), di raggiungere il successo desiderato e mantenerlo nel lungo periodo.
Gesta Sas di Renato Goretta & C. è a disposizione per ogni chiarimento in merito.
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